Lista de Ações a Serem Implementadas pela Autoridade de Inspeção e Fiscalização da Atividade Económica, Sanitária e Alimentar

Melhorar a produtividade relacionada com o n.º de inspeções vs número de pessoal
Os dados analisados foram fornecidos pelo Departamento de Operações, assim, procedemos à seguinte análise:

Entre 2020 e 2023, a AIFAESA demonstrou um aumento de 8% no número total de inspeções realizadas, o que reflete eficácia na execução da sua principal função. Contudo, a produtividade média por funcionária manteve-se praticamente constante.
Esta estagnação na produtividade por funcionário pode indicar que a eficiência da utilização dos recursos humanos não está adaptada ao número de inspeções realizadas. Esse desfasamento pode ser resultado de fatores como a elevada rotatividade de pessoal, o que implica períodos de adaptação e de aprendizagem contínua, afetando a velocidade e qualidade do trabalho.
Concluímos que a AIFAESA tem sido eficaz no cumprimento da sua missão, mas há uma oportunidade significativa de melhorar a eficiência. O aumento do número de funcionários, sem um correspondente aumento significativo na produtividade individual, sugere que há potencial para otimizar a alocação de recursos e melhorar os processos operacionais.
Falta de organização de arquivo físico e criação de arquivo digital

De acordo com o Estatuto da Instituição (Decreto-Lei n.º 26/2016, 29 de junho, artigos 11.º, 20.º e 21.º), a AIFAESA tem autonomia para definir as suas próprias políticas internas, tendo o próprio Regulamento do Quadro do Pessoal aplicada aos funcionários casuais. Foi-nos fornecido a tabela de remunerações para os anos de 2020 a 2022, aprovada a 10/10/2019, assim como o Regulamento n.º II/XII/2022, datado e aprovado a 16/01/2023.
De acordo com o artigo 53.º e Anexo IV do mesmo regulamento, a remuneração mensal é fixada de acordo com a categoria, grau na carreira, qualificação académica e experiência profissional de cada funcionário.
Do teste ao valor dos vencimentos dos funcionários, tendo por base a sua categorias e o disposto nas referidas tabelas, verificámos diferenças em 8 dos 24 vencimentos testados, entre o vencimento auferido e constante do contrato de trabalho e o dispostos nas tabelas acima referenciadas. As diferenças são para maioritariamente menos valor:

Desenho e implementação de um plano de controlo das receitas próprias
De acordo com a alínea b) do n.º 3 do artigo 11.º do Estatuto da Instituição (Decreto-Lei n.º 26/2016, 29 de julho), compete ao Inspetor-Geral dirigir e coordenar os serviços, aprovar regulamentos internos e submeter para homologação o Plano Estratégico, o Plano Anual, o Orçamento e o Plano de Aprovisionamento da AIFAESA.
A AIFAESA, enquanto Instituto Público, enfrenta desafios estruturais relacionados com o controlo eficaz das suas receitas próprias. Embora estas representem uma parcela reduzida do total do financiamento da Instituição, a ausência de um plano estruturado para o seu controlo e gestão limita a transparência e dificulta uma visão clara sobre o seu contributo para a sustentabilidade financeira da organização. A falta de mecanismos de rastreio, reporte e análise detalhada destas receitas pode comprometer a capacidade da AIFAESA em controlar o resultado das suas ações.

De acordo com os artigos 9.º e 13.º do Decreto-Lei n.º 26/2016, 29 de junho, o Fiscal Único é um dos Órgãos da AIFAESA, sendo responsável pela fiscalização da gestão económico-financeira da Instituição. No entanto, verificámos que a nomeação do mesmo apenas ocorreu em junho de 2021, através do Despacho Conjunto n.º 02/VI/2021, 15 de junho, o que representa um incumprimento dos Estatutos da AIFAESA, uma vez que a função deveria estar ativa desde a criação da Entidade.
Além disso, constatámos que, desde a nomeação, foram realizados apenas os relatórios de auditoria interna referentes aos exercícios de 2021 e 2022, não havendo evidência de fiscalizações regulares desde a constituição da AIFAESA. A ausência desta supervisão financeira nos anos anteriores pode ter comprometido a transparência e o controlo interno da Instituição, bem como a deteção atempada de eventuais riscos e ineficiências na gestão dos recursos públicos.

Ausência de evidência de controlo de Ativos (equipamentos)
Apesar de nos ter sido transmitido que são realizados verificações periódicos (trimestrais ou semestrais) para reporte ao Patromónio do Estado, não obtivemos evidência documental que comprove a execução efetiva desse procedimento durante o período analisado. A ausência de um processo estruturado de controlo e registo de Ativos pode impactar a fiabilidade das informações financeiras e operacionais da empresa.
É crucial manter o controlo, localização e estado para garantir o correto uso dos recursos.
No entanto, foram identificadas algumas práticas de controlo, nomeadamente o registo sistemático da utilização dos veículos, com informação do funcionário responsável, datas, matrículas, horários, assunto de deslocação, assinatura, entre outros. Estas medidas representam um esforço relevante no controlo operacional de ativos, embora o processo global de gestão de inventários e equipamentos deve ser reforçado com a formalização e documentação regular dos procedimentos.
Observação/ Risco: A falta de um sistema de gestão de ativos e de verificações físicas periódicas dos mesmos pode acarretar diversos riscos, entre os quais se destacam:
Erros ou fraudes: A inexistência de um controlo adequado pode permitir erros no registo ou mesmo a ocorrência de perdas e desvios sem deteção;
Imprecisão na avaliação de ativos: A ausência de verificação física pode resultar em avaliações imprecisas dos ativos, afetando os relatórios financeiros e a tomada de decisões.

Sistema de controlo de contratos limitado e/ou não existente (não informatizado)
A AIFAESA possui um documento em Word com as tenderizações (aprovisionamento) ocorridas durante os anos de 2020 a 2023, tendo informações como o número de CPV, descrição e montante FCP (montante resultado). Por sua vez, verificamos que a informação não permite realizar uma análise concreta dos contratos e fornecedores existentes entre os anos mencionados nem acerca do montante gasto relativo a cada tender.
Desta forma, e de acordo com a informação analisada, constatamos que o controlo feito é muito limitado e existe um risco significativo de existirem registos dos custos incorridos acima dos custos contratados (“overspend”), datas do contrato expiradas, condições contratuais não cumpridas, entre outras informações.
Observação/ Risco: Falta de precisão no tratamento da informação relacionada com o Contratos e Aprovisionamento.

De acordo com o Decreto-Lei n.º 10/2005, artigo 10,º, n.º 3 e o n.º 3, alínea d), do artigo 123.º do Decreto-Lei n.º 22/2022, as despesas acrescidas por via de alterações contratuais só podem ser aprovadas excecionalmente, desde que não ultrapassem 10% do custo previsto e não excedam o limite de USD 40.000, mediante justificação adequada e parecer do Ministro do Plano das Finanças e, ainda, que da alteração do contrato não possa resultar um aumento do valor do contrato superior a 30%, respetivamente.
Da análise efetuada, verificámos o seguinte:

Concluímos que os contratos acima mencionados não se encontram em conformidade com as medidas legais.

Falta de organização de arquivo físico e criação de arquivo digital
Foi identificado que a AIFESA não dispõe de um sistema de arquivo de documentação organizado e estruturado, o que resulta numa dispersão significativa da informação pelos diferentes departamentos.
A ausência de um sistema informático integrado para gestão documental exacerba esta dependência do arquivo físico, tornando o processo de consulta demorado e pouco eficiente, além de aumentar o risco de perda ou deterioração da documentação armazenada.
Adicionalmente, em algumas situações, quando solicitados documentos específicos, foi-nos comunicado que os mesmos haviam sido enviados para destruição, sem que tivesse sido apresentada qualquer justificação formal ou evidência de que o processo seguiu critérios definidos. Esta situação evidência a inexistência de uma política clara de arquivo e retenção documental, colocando em risco a integridade e rastreabilidade da informação institucional.
Observação/ Risco: Falta de evidência que permita o controlo, monitorização e revisão da informação relacionada suporte à atividade e/ou operações.
Criou limitações significativas na auditoria realizada para além de atrasos na entrega da informação.

Dependência dos colaboradores para obtenção de informação
Durante os trabalhos realizados, foram identificadas deficiências significativas na obtenção de informação essencial, uma vez que apenas um número limitado de colaboradores possui acesso e conhecimento sobre dados relevantes para as atividades de cada área.
Observação/ Risco: A concentração de conhecimento e acesso à informação em um número reduzido de colaboradores apresenta um risco significativo para a continuidade operacional da AIFAESA. Em situações em que esses colaboradores estejam indisponíveis ou alocados em outras tarefas, a capacidade da empresa de fornecer informações essenciais ou executar atividades críticas pode ser severamente comprometida.
Adicionalmente, a ausência de uma estratégia clara de partilha e documentação de conhecimento pode aumentar a vulnerabilidade a interrupções, causar atrasos na tomada de decisões e prejudicar a execução eficiente das operações. Este cenário também pode gerar sobrecarga em colaboradores específicos, aumentando o risco de erros, desmotivação e desgaste.

Otimização de custos com viagens locais e internacionais
Os custos associados a viagens, registados nas contas Kontas Oficiais, sejam locais ou internacionais, representam a seguinte % das despesas operacionais:

Esta estrutura de registo dificulta a análise detalhada da afetação dos recursos e a avaliação da eficácia das despesas realizadas.
Embora não tenha sido possível avaliar exaustivamente os mecanismos internos de planeamento e controlo existentes, considera-se que existe espaço para otimização na gestão destes recursos, garantindo uma maior racionalidade e alinhamento com os objetivos da AIFAESA.
Melhorar a produtividade relacionada com o n.º de inspeções vs número de pessoal

Implementação de sistemas de controlo e auditoria interna
A ausência de auditoria internas impede uma avalição contínua dos controlos internos, dificultando a identificação de áreas de melhoria e implementação de ajustes oportunos que garantam a eficiência operacional e a conformidade com as normas estabelecidas.

Execução de despesas públicas sem contratos formais
Durante a análise à execução orçamental, foi identificado que algumas despesas foram realizadas com outras entidades do Estado, sem que existisse um contrato formalizado. Esta prática é comum no setor público em Timor-Leste, onde se assume, por convenção, que a colaboração entre Entidades Públicas dispensa a formalização contratual.
No entanto, esta ausência de documentos contratuais compromete seriamente a boa gestão financeira e a aplicação dos pincípios de legalidade, transparência e responsabilização no uso dos recursos públicos. Sem contrato, não é possível definir com clareza as obrigações de cada parte, os prazos, os valores acordados, os critérios de pagamento, ou os mecanismos de resolução de conflitos. Esta informalidade gera incerteza quanto à base legal e financeria da despesa e dificulta a fiscalização subsequente.
Observação/ Risco: Identificamos os seguintes riscos associados:
Risco de pagamentos indevidos ou duplicados, por ausência de definição clara de termos contratuais;
Risco de incumprimento não sancionados, uma vez que não há cláusulas que prevejam penalidades ou consequências;
Risco de controlo financeiro limitado, por falta de documentação que suporte a despesa;
Risco de conflito entre Entidades, devido à inexistência de um enquadramento formal.
Ausência de Mecanismos de Prevenção, Deteção e Resposta à Fraude

Verificámos ausência na documentação e conformidade com os artigos 44.º, 92.º a 94.º do Decreto-Lei n.º 10/2005, de 21 de novembro e Decreto-Lei n.º 22/2022, 11 de maio, no processo de aprovisionamento, assim como ausência de justificação clara e fundamentada para pagamentos realizados, não cumprindo o estipulado nos Decretos do Governo n.º 1/2021, 8 de janeiro, n.º 13/2022, 18 de janeiro, e Decreto-Lei n.º 22/2022, 11 de maio.
No âmbito da análise aos processos de aprovisionamento da AIFAESA, identificámos a seguinte situação, onde não foi possível verificar a conformidade dos procedimentos adotados, devido à ausência de documentação essencial, deste forma temos:
O contrato 01/A.IP.-002/RBK/2022 celebrado com o fornecedor Sun Timor, Lda, não foi possível confirmar a publicação do pedido de cotação nem obitvemos evidência do levantamento dos documentos necessários ao processo, comprometendo a rastreabilidade e a transparência da contratação.
Também foram identificadas despesas para as quais não foi apresentado o processo de aprovisionamento e/ou o respetivo contrato assinado:
Verificámos despesas de USD 30.000, no exercício de 2021, relativos ao fornecedor JPIC - Comissão Nacional de Justiça e Paz e Integridade da Criação de Timor-Leste;
No exercício de 2023, 22.000 USD, relativos ao fornecedor DJ Cristóvão, Lda;
Ainda, relativamente ao fornecedor Ai-Lay, Lda, para o montante de USD 16.000, no exercício de 2023, apesar de termos obtido os contratos associados, não obtivemos os processos de aprovisionamento associados aos mesmos.
Por último, também não obtivemos a evidência do suporte justificativo do pagamento (Fatura) para os montantes de USD 30.000 em 2021 (JPIC) e USD 27.000 em 2023 (EDTL).

Controlo de custos com viagens locais e internacionais
Identificámos a existência de duas contas gerais que agrupam diversos custos relacionados com deslocações, allowances, formações, entre outros.
Verificámos que a Instituição utilizada ficheiros Excel para registar as despesas com viagens locais e internacionais, incluindo o n.º de participantes, datas e montantes atribuídos a cada funcionário por viagem. No entanto, apesar deste controlo permitir algum acompanhamento, o formato descentralizado e manual, dificulta a análise consolidada e detalhada das despesas, assim como a monitorização da frequência, duração, participantes e justificações das viagens.
Esta limitação fragiliza o processo de validação, aprovação e seguimento das despesas, dificultando a identificação de incoerências ou excessos e a sua correta alocação ao Orçamento.
Observação/ Risco: A manutenção de um controlo descentralizado e suportado em ficheiros Excel individuais pode levar a ineficiências operacionais, nomeadamente: maior probabilidade de erros manuais, perda de informação, dificuldade na consolidação e análise dos dados, e atrasos no processo de verificação.
Além disso, a falta de dados estruturados limita a produção de relatórios analíticos, dificultando a tomada de decisão informada e a identificação de oportunidades de redução de custos ou de melhoria na gestão das despesas.

Preparação de Budget
A AIFAESA não prepara um orçamento financeiro que permita estimar os custos necessários para uma operação rentável e uma melhor utilização dos recursos disponíveis.

De acordo com os Decretos do Governo n.º 14/2020, de 23 de outubro (artigos 27.º e 28.º) e n.º 1/2021, 8 de janeiro (artigos 28.º e 29.º), os montantes relativos a salários e abonos regulares e permanentes de casuais, bem como ajudas de custo por deslocações em serviço dentro e fora do país, seriam executados e classificados na rubrica “Bens e Serviços”. No entanto, a partir da execução orçamental de 2022 e 2023, conforme o Decreto do Governo n.º 19/2022, de 11 de maio e alterado por Decreto do Governo n.º 11/2023, de 25 de outubro essas despesas passaram a ser alocadas na rubrica “Salários e Vencimentos”.
Ainda, para os anos de 2020 a 2022 de acordo com os Decretos do Governo n.º 14/2020, 23 de outubro e n.º 1/2021, de 8 de janeiro, as despesas relacionadas com assessores seriam ser classificadas em “Bens e Serviços”. No entanto, com a entrada em vigor do novo enquadramento do orçamento geral do estado e gestão financeira de acordo com a Lei n.º 2/2022, de 10 de fevereiro no seu artigo 11.º do número 1, o OGE deve especificar suficientemente as receitas nele previstas e as despesas nele inscirtas, daí de acordo com o Decreto n.º 19/2022, de 11 de maio no seu artigo 4.º do número 4 (Anexo II), essas despesas passaram a ser incluídas na rubrica “Salários e Vencimentos”.
Apenas necessitámos de realocar valores referentes ao exercício de 2022, num total de USD 777.711, que se encontravam em Bens e Serviços, conforme tabela abaixo:

Nos anos de 2020, 2021 e 2023, a AIFAESA recebeu subvenções num valor superior àquele que foi efetivamente executado durante cada ano.

De acordo com os Decreto do Governo n.º 14/2020 no artigo 9.º do número 1, Decreto do Governo n.º 1/2021 no artigo 9.º do número 2, Decreto do Governo n.º 13/2022 no artigo 8.º do número 2, e o Decreto-Lei n.º 1/2023 no artigo 16.º do número 2, os valores excedentes podem ser transferidos para os anos seguintes desde que esses montantes estejam em Commitment, com devida justificação e aprovação. Contudo, não foi possível validar que os montantes excedentes foram efetivamente pagos, nem identificar de forma detalhada as despesas ou contratos aos quais os valores se referem.
Apenas verificamos Commitments no ano de 2021, no montante de USD 301.267, que representa cerca de metade do valor efetivamente disponível no início do ano de 2022 (USD 613.395).

Ausência de Mecanismos de Prevenção, Deteção e Resposta à Fraude
A AIFAESA não possui uma Política interna de Conflito de Interesses, de antifraude e/ou anticorrupção. Não existe qualquer referência aos temas em apreço no Manual de Recrutamento utilizado para a contratação de funcionários, nem qualquer referência noutro documento que tenha sido disponibilizado e analisado.
Esta situação poderá levar à ocorrência de má conduta por parte dos funcionários aquando do processo de recrutamento, ou seja, a contratação de um indivíduo poderá ocorrer devido aos conhecimentos pessoais ou profissionais que tenha com o decisor deste processo, sem que o mesmo atravesse um processo de recrutamento transparente e documentado das suas capacidades para exercer a sua função.
A ausência destas Políticas poderá ainda levar a que existam funcionários contratados através da prestação de contrapartidas de obtenção de vantagem pessoal por parte dos decisores no processo de recrutamento (corrupção e/ou suborno).
Ainda relativo aos temas de Conflito de Interesses, Fraude, Corrupção e Suborno, não foi localizado qualquer mecanismo específico para a realização de Denúncias desta tipologia que seja gerido pela AIFAESA. Os mecanismos que existem passam pela utilização de caixas de reclamações não direcionadas para temas de Corrupção e Suborno.
Observação/ Risco: Ocorrência de Conflito de Interesses no processo de recrutamento; Potencial obtenção de vantagens individuais (suborno, corrupção).